对文件复审的思考

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从2011年新版GMP实施以来,大部分药厂对公司的GMP文件进行的修订或是重新制定,目前当时的那版文件是否进行了复审与升级,可能各企业都有不同的做法,2015年新版《药典》的实施,又是一轮与检验相关的文件升级,那么关于文件的复审与升级,大家是怎么看的,可以更多的交流与讨论。下面我把对文件复审与升级的方法与思考分享于大家,请批评指正。


2010版GMP第一百五十八条“文件应当定期审核、修订;文件修订后,应当按照规定管理,防止旧版文件的误用。分发、使用的文件应当为批准的现行文本,已撤销的或旧版文件除留档备查外,不得在工作现场出现。”关于文件管理的操作规程,GMP规定可参照下表


在文件的整个生命周期中要“定期回顾”能否认为是对文件的“定期审核与修订”,我想是可以的,有很多时候,我们的文件从制定了就再也不管了,而现场的操作人员有很多也是不怎么看,所进行的操作或许与文件规定也不完全相符,这些其实都是GMP文件没有进行有效的复审和修订造成的,当然也有培训不到和监督不到的情况。


我公司从2013年起草了全新的一套GMP文件,复审期为三年,到今年底要完成所有文件的复审,看似又是忙碌的几个月。


一、关于文件复审期

在GMP中没有关于文件的复审期进行相应的规定,只是说“定期审核、修订”,GMP实施指南中也没有关于文件复审期的具体说明,ISO9000中也没有相关的说明,那么为什么要定文件的复审期,复审期又依据什么来定呢?


1、复审期我们不防理解为一个自我修正检查的时间,就是一个文件在使用了一段时间后,再来评估文件的执行与文件的内容是否需要完善,修订的时间。最初制定复审期其实是为了适应GMP的要求进行的规定,当然也有不少企业是根据企业的厂房、设施、设备和产品的特点进行的规定。


为什么规定复审期,一是在大量的文件管理过程中,哪个文件要更新,要修订,文件管理员是不好实施的,而具体负责文件起草、执行的人员也不会记着每一个文件到什么时间进行修订,要不要修订,这样规定一个复审期,从文件的起草、执行、管理都知道要在这个时间进行文件的复审,不管是从GMP的要求还是从企业的管理来说制定复审期都是很有意义的。


2、从复审的字面来理解,其实就是对我们文件执行情况的再评估,没有一次做好的文件,几年、甚至十几年都不变的,文件不变,生产的环境、设备也会发生变化,所以规定复审期是文件体系不断完善与持续改进的需要。


3、复审期到底定多长时间,其实没有固定的规定,但我认为要综合考虑几个方面:一是企业是否为新建企业,厂房、设备、设施和人员是否以新为主;二是企业管理体系与GMP体系是否有效统一,还是分别管理;三是企业GMP实施的历史与背景;四是企业产品的生产工艺是否复杂或是要求较高;五是企业高层管理人员是否具备GMP意识。

(以上几点是个人观点,请大家补充或修正。)


如果是新厂、新设备、新人员,那么新厂的磨合则基本上是一年左右的时间,所以文件的复审就不能定个三年五年的,最好定一年,第一次审核修订后可以将复审期定为二年或三年,第二次复审就可以根据相关法规的时间进行规定了,如与药典的时间一致,但使用十年以上的设备,就要在文件中很详细的规定设备的维护与保养内容及周期。


如果是GMP体系与公司的管理体系是不同的,相对独立的,那么就可以按GMP文件的类别进行文件复审期的规定,如文件管理类的文件就不应经常审核修订,以免造成公司大量文件的修订与升级,如设备类文件就要与设备的生命周期相一致,不能定个固定时间去审核文件,特别是维护保养类的文件,工艺类的文件则可以按新法规颁布的时间进行复审,就没必要定个固定时间,但是如果关键设备与设施或人员进行了变更,还是要及时进行修订升级的。


如果一个1998版GMP就执行、实施很好的企业,那么执行2010版同样会执行的很好,所以基本上按原来的文件管理模式进行不断优化,复审时间就可以根据公司文件进行统一规定。


如果企业产品工艺比较复杂,或要求较高(如非最终灭菌产品)那么这类生产厂房、设施、设备相关的文件就要经常进行审核,不能定的时间太长,因为生产过程中的每一个变化都可能引起产品的质量异常。


如果企业高层管理人员GMP意识较强,恭喜你,GMP文件的复审科学合理的制定,实施都不在话下,所以我们广大的制药人更多的还要加强对我们的上级的管理,多给他们灌输一些GMP与质量意识,不要过分的纠结在成本和利益中,否则企业的中长期肯定会发展的很难。


二、关于文件复审内容

首先我要说明一点,文件复审不是文件升级,一定不要把文件复审当成文件升级,对所有文件进行修订与换版,文件的升级除了文件有修订外,最好和法规颁布的时间一致,比较好管理。关于文件复审的内容,重点关注以下几点:


1、文件管理类的文件首先要确认有没有不适应当前情况的,要进行修订的先进行修订、升级,然后再进行其他文件的修订,主要是为了避免重复工作。


2、生产、设备、工艺等管理类的文件,重点审核与近两年新执行的一些法规、制度是否有不适应的情况,内容是否能够包含现有生产、质量的管理要求。


3、操作类的文件则重点进行文件与实际操作是否一致,最好由操作人员进行复审。


三、关于文件复审的执行

文件复审的执行有两种情况,一种是集中进行的复审,一种是按不同文件不定时进行的复审。对于不同文件不定时复审则按文件复审要求进行复审即可,下面重点说一下集中复审。


1、制定一个复审计划,这个很关键,因为文件复审时间比较集中,部门比较分散,如果没有制定好计划的话,那么很容易出现漏审或是走形式的情况。计划内容至少要包括复审的文件类别、名称、编号、复审人、完成时间,是否需要修订升级,如升级,则应列出关联文件。


2、召开一次相关人员的会议,将复审的内容、计划、责任人与完成时间进行明确与通报,主要是把工作联署好,落实责任人。


3、对计划执行情况进行跟踪,主要是为了保证在复审期规定时间内完成工作。


4、阶段性总结,复审文件过程中发现的问题及时进行总结,并进行通报,防止类似情况的重复出现。


5、文件管理员的统计与汇总,并对复审后的文件进行登记与标识,对升级的文件及时进行新旧文件的替换。


6、对复审工作进行总结,形成报告,以备检查与追溯!


文件复审切记走形式,只改个时间,那就不是复审了,而是造假了。所以不管我们是那个岗位的认真做好职责内的事,GMP执行就不会走入歧途!


文章原作者雷锋,来源于蒲公英


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